اتسعت الوظيفة الأرشيفية ، عبر دورة الحياة الداخلية للسجلات الإلكترونية ، حيث يمكن أن نرى ثلاث مراحل :
- المنطلق
- الإنشاء
- الصيانة ( تتضمن التقييم و الحفظ و النفاذ والاستخدام )
أولاً مرحلة المنطلق : ” وتبدأ حياة السجلات الإلكترونية بمرحلة المنطلق التي تبدأ باتخاذ قرارات لتحديد احتياجات حفظ الوثائق ونظم حفظ السجلات وتصميمها وتطويرها ، قبل إنشاء أي سجل فعلاً .
وفي هذه المرحلة ( مرحلة المنطلق ) يتم تصميم وتطوير وتشغيل نظام المعلومات الإلكتروني ، وتتضمن هذه السيرورة تحليل الاحتياجات حول المعلومات ومعالجة المعلومات الملائمة لأهداف الأعمال الراهنة والمستقبلية .
وتتضمن مرحلة المنطلق أيضاً اختيار وحيازة وتنصيب التكنولوجيا الملائمة ، وكذلك توجيه وتخصيص نظم المعلومات الإلكترونية ، للتأكد من أن مضمون السجلات وسياقها وبنيتها تقدم قيمة موثوقة للفعاليات التي أنشأت السجل ، وأن السجلات الإلكترونية تم تحديدها وحفظها .
ولمرحلة المنطلق أهمية كبيرة ، فهي التي يمكن أن تخفض من احتمالات ضرورة تغيير النظام بعد إنجازه ، ومثل هذا التغيير معقد ومكلف وقد لا يكون ممكناً ” .
ثانياً مرحلة الإنشاء : ” يبدو أن علاقة صانع السجل بعملية إنشاء السجل هي أقل وضوحاً في البيئة الإلكترونية ، إضافة إلى أن الفكرة السائدة حول ماهية العناصر التي يتألف منها السجل ، ما تزال فكرة يكتنفها الغموض ، مما يؤكد على ضرورة حث المختصين على العمل لتوضيح هذه المفاهيم . كما أن آلية إنشاء السجل قد تكون غير متاحة لصانع السجل لولا بعض الأعمال السابقة التي أنجزت . مثلاً ، لولا الحيطة من أجل إنشاء السجل وهو ما تم إنجازه في النظام الإلكتروني في مرحلة التصميم ، فإن إنشاء السجلات ستكون عملية ناقصة لا يمكن أن تنجز . وهكذا تبدو دورة حياة السجلات في البيئة الإلكترونية يجب أن تتوسع إلى الخلف – إلى مرحلة ما قبل إنشاء السجلات . هذه المرحلة السابقة تمت الإشارة إليها ، ضمن ما ذكر سابقاً حول مرحلة ( المنطلق ) .
ويجب أن نشير إلى وجود اختلافين : الصعوبات التي تظهر بسبب الاعتماد المنفرد على صانعي السجلات المحتملين بهدف الإنشاء الفعلي للسجلات ، وكذلك الحاجة إلى توسيع الوظائف الأرشيفية إلى مرحلة جديدة من دورة حياة السجلات، والتي تنجز بمشاركة لاعبين جدد (مديري المعلومات، مصممي النظم،… الخ..). وكل ذلك يستدعي وجود خبرة لتدريب الأرشيفيين في مرحلة سابقة من دورة حياة السجلات، ( وفي الواقع ، حتى قبل بدء دورة حياة السجلات ، يجب البدء بهذا التدريب، أي قبل الانتقال من البيئة التقليدية إلى البيئة الإلكترونية ) “.
ثالثاً مرحلة تقييم السجلات : ” يتطلب إجراء تقييم السجلات بنجاح في البيئة الإلكترونية ، الإعداد الجيد لهذه العملية في مرحلة ( المنطلق ) ، من خلال تصميم النظام الإلكتروني والحيطة لتوفير كل ما هو ملائم لوظيفة التقييم ، وإن ذلك يتطلب ضرورة تطبيق الخبرة الأرشيفية في مرحلة سابقة قبل التطبيق الفعلي لتقييم السجلات . وهكذا فإن متطلبات تقييم واختبار السجلات في مرحلة تصميم النظام – قبل إنشاء أي سجل – يوحي بضرورة وجود طرق جديدة لإنجاز مهمات التقييم والاختيار . كما يجب توجيه اهتمام خاص نحو وظائف المؤسسة المعينة بالنظام ، وسيرورة الأعمال فيها، والفعاليات التي تنجز من خلالها وظائف المؤسسة ، أكثر مما يجب الاهتمام بالسجلات نفسها ” .
حفظ السجلات : ” يطرح حفظ السجلات الإلكترونية تحديات جديدة وجدية أمام الأرشيفيين ، فكما هو واضح مما عرض سابقاً ، كي يقوم السجل بتوفير البرهان أو البينة ، يجب استرجاع محتوى السجل وسياقه وبنيته ، وهي جميعها في البيئة الإلكترونية مستقلة عن وسط التخزين . ولذلك ، لا يكفي ضمان وحفظ سلامة وسط التخزين وحده .
وفي حين يتركز الاهتمام في البيئة التقليدية على حفظ وسط التخزين الفيزيائي ( الورق ) ومن ثم المحتوى والبنية وبدرجة معينة سياق السجل ، وجميع هذه العناصر مرتبطة بوسط التخزين الفيزيائي ( الورق ) ، وبذلك نضمن أن حفظ السجل ووثوقيته كبينة قانونية أصبح أمراً مؤكداً . وبالمقابل ، يستطيع الأرشيفيون أن يكرسوا في البيئة الإلكترونية ، مقداراً معتبراً من الموارد لحفظ الوسط الفيزيائي(الأشرطة المغناطيسية، الأقراص ، الوسائط الضوئية .. الخ .. ) دون أن يستطيعوا النجاح في حفظ السجل.
ويتجادل الأرشيفيون في أن السجلات في شكلها الإلكتروني يمكن أن يكون حفظها أكثر فاعلية واقتصاداً من خلال إنشائها في بيئة حواسيبهم .
وكل ذلك لا يمكن أن تتهيأ له أسباب النجاح ما لم يطور الأرشيفيون بأنفسهم معايير قياسية لحفظ السجلات واسترجاعها ، وما لم تشرف المعاهد والمؤسسات الأرشيفية بشكل منظم على مراقبة تطبيق هذه المعايير كي تضمن أن المعايير القياسية المفترضة تم الالتزام بها .
بعض المؤسسات الأرشيفية التي تتميز بدورها غير الوصائي أو بدور الوصاية الموزعة يمكن أن تسمح لنفسها بتجنب كلفة وتعقيدات الاستثمار الكبير في تكنولوجيا المعلومات المتعلقة بصيانة وإدارة السجلات الأرشيفية ، ويمكن أن تحرر كادرها المتخصص للتركيز على وظائف التدقيق والمراقبة والمسؤوليات المناطة بهم عبر بيئة ( الأرشيف الافتراضي ) الموزعة .
ويتطلب هذا الحل ، من ناحية أخرى ، إدراكاً كافياً للوظيفة الأرشيفية من المؤسسات المشاركة في العمل . حيث أن إنجاز هذا الحل بنجاح يتطلب قبول الحكومات المسؤولة ، أو مؤسساتها ، أن تعطي الأولوية الضرورية لمتطلبات الحفظ، وتوظيف المال اللازم لترحيل السجلات التي ليست لها بعد أية قيمة للمؤسسات التي أنتجتها ، ونقلها إلى أشكال مناسبة في منصات تقنية جديدة ، وضبط نظمها الإلكترونية وفقاً للمعايير القياسية التي أنجزها الأرشيفيون وهي المعايير المتعلقة بمبادئ الحفظ وخدمات المستفيدين.
وتجدر الإشارة أخيراً إلى أن ثمة آراء متباينة حول الطريقة الأفضل في حفظ السجلات ” .
مرحلة النفاذ إلى السجلات واستخدامها : ” توفر البيئة الإلكترونية فرص وتحديات في الوقت نفسه ، وخاصة في مجال القيام بتلك الأجزاء من الوظيفة الأرشيفية المتعلقة بالنفاذ والاستخدام، ثمة مجموعة متنوعة من الأدوات متاحة الآن للبحث عن بعد والعثور على مواقع السجلات الإلكترونية والنفاذ إليها ، وهكذا ، لا يحتاج الأرشيفيون ولا الباحثون أن يكونوا في مكان وجود وتخزين السجلات . وفي حالات عديدة ، ثمة حاجة إلى تجميع السجلات الأرشيفية في موقع مركزي للتخزين بهدف توفير النفاذ إلى هذه السجلات وإدارة عملية الاستخدام .( ربما لاعتبارات أخرى، مثلاً لضمان السرية) . حيث أن ذلك سيكون له تأثيراته على القرارات الوصائية / أو غير الوصائية حول حفظ السجلات وسيقود حتماً إلى تطوير منهجيات جديدة ومتقدمة ، لإنجاز النفاذ والاستخدام ضمن الوظيفة الأرشيفية .
ماهي للتحديات المطروحة أمام توفير النفاذ واستخدام السجلات الأرشيفية الإلكترونية ؟
فإنها تتنوع تبعاً لتعقيدات النظم وتشابكها مع مشكلات الحفظ، وتبعاً لتأثيرات الأرشيفيين والمعاهد الأرشيفية في مجال الشروط المطلوبة للخبرة الجديدة ” .
الخصوصية وشرعية النفاذ : ” تزداد أهمية شرعية النفاذ إلى المعلومات في معظم البلدان ، وثمة ضغط من أجل حق الاطلاع على البيانات والفعاليات الحكومية ، مما أدى إلى إنتاج قوانين سجلات مفتوحة ، وتنظيم الشروط والأسس التي تسمح للمواطنين بالنفاذ إلى السجلات الحكومية .
وقد جاء هذا الانفتاح المتزايد في مواجهة قلق أكبر هو حماية الخصوصية الفردية، ذلك أن سهولة البحث والاسترجاع وإمكانية معالجة السجلات الإلكترونية وسهولة التلاعب بها ، أثار قلقاً في بلدان كثيرة حول قدرة الحكومة والمؤسسات على حماية الخصوصية الشخصية للأفراد الذين قد يكونوا موضوعاً لهذه السجلات . وقد لجأت بعض البلدان إلى حل لهذه المشكلة ، حيث سنت تشريعات تحدد حفظ السجلات وتشترط حذف المعلومات الشخصية للأفراد بعد تنفيذ استخدامها الأساسي.
وتطبق قوانين الخصوصية وشرعية النفاذ على أشكال السجلات جميعها ، ولكن القلق الأكبر يتركز حول النفاذ غير الشرعي والتدمير المتعمد للسجلات الإلكترونية . ولأن الخصوصية والنفاذ والحفظ والصيانة جميعها تتطلب معالجة على مستوى السياسة الاستراتيجية ، فقد يكون أمام الأرشيف فرصة كبيرة لتركيز اهتمام الإدارة الحكومية العليا على هموم ومشكلات الأرشيف ، وفي الوقت نفسه ، يتوجب على الأرشيفيين اتخاذ معايير قياسية للتحكم بالنفاذ والخصوصية ، وما لم يتم ذلك بصورة سريعة ويطبق بنجاح، فسيعاني الأرشيف من عواقب غير مرتقبة .” .
ان الارشفة الحكومية هي الاساس لتشكيل الحكومة الالكترونية