بعد أن قمت بتحديد أهدافك، هل تتوقف وتنتظر تحسن الظروف لتطبيقها ؟، إن اكتفيت بمجرد تحديدها فإنها ستبقى في مرحلة الأحلام والأمنيات، و سنعطي مثالاً لنوضح كيفية إعداد الخطط التنفيذية، و سنفترض أنك ذهبت في رحلة، أولاً يجب أن تحدد الى أين ستذهب و متى تريد الوصول إلى وجهتك، ولكن هذا لن يكون كافياً لتكون رحلتك ناجحة، و لتضمن نجاح الرحلة يجب أن تتخذ قرارات أخرى مهمة.
و تتضمن هذه القرارات، وسيلة المواصلات التي ستستخدمها، الطريق الذي ستتبعه، من سيرافقك في الرحلة و أين ستقيم عند وصولك، بالإضافة الى عوامل اخرى يجب ان تؤخذ بالحسبان.
إعدادالخطط التنفيذية
ستتخذ معظم هذه القرارات بحكم العادة إذا كنت مسافراً بشكل منتظم، و لكن فشلك في اتخاذ ولو واحدا من هذه القرارات المهمة قد يؤدي إلى عواقب وخيمة. نستنتج من ذلك أن تحديد الأهداف يحدد الى أين ستذهب و متى ستصل، بينما الخطط التنفيذية تحدد كيف تحقق هذا الهدف.
تحديد الأهداف، بدون تطبيق تبقى في مرحلة الأحلام والامنيات
مفهوم الخطط التنفيذية؟
الخطط التنفيذية هي الوسائل المناسبة و المحددة التي يتبعها الشخص للوصول الى أهدافه.
وهي في عملية التخطيط تمثل المرحلة التي يتوجب فيها إشراك الأشخاص المعنيين بتطبيق الخطة بشكل فعال، حتى لو لم يكونوا مشتركين في المراحل المبكرة من التخطيط.
تم كتابة المئات من الكتب و المقالات في هذا المجال، و كل كتاب أو مقال يناقش هذا الموضوع بطريقته الخاصة. إلا أنها جميعا تتفق على أن الخطط التنفيذية تتكون من العوامل الخمس التالية:-
- الخطوات أو الإجراءات المطلوبة.
- الأشخاص الذين سيتحملون مسؤولية تنفيذ كل خطوة بشكل صحيح.
- البرنامج الزمني لتنفيذ الخطوات أو الإجراءات.
- الموارد التي سيتم تخصيصها للتنفيذ.
- الآلية التي ستتبع لجمع المعلومات عن التقدم في كل مرحلة.
معظم الخطط التنفيذية، بغض النظر عن مدى تعقيد أو سهولة الهدف، تتضمن خمس إلى عشر خطوات مهمة. فإذا كانت الخطوات أقل من خمسة، فهذه دلالة على عدم تقدير الجهد المطلوب للإنجاز، اما اذا زادت عن عشرة فهذا يدل على أن الكثير من التفاصيل غير المهمة قد تضمنتها الخطة.
ما هو الهدف من الخطط التنفيذية؟
الهدف الأول و الرئيس من الخطط التنفيذية هو تحديد ماذا يجب أن يتم تنفيذه لتحقيق هدفك. قد تبدو هذه النقطة بديهية، و لكن أهميتها تبرز عندما تكتشف أنك قد أغفلت خطوة أو إجراء مهم خلال مرحلة التخطيط أو التنفيذ.
هذه الأشياء نادرة الحصول، التي وإن حصلت، تؤثر بشكل كبير على خطوات تحقيق الهدف.، و من أكثر مسببات الوقوع بالمشاكل، هي أن شخصًا لم يقم بتنفيذ دوره بالشكل المتوقع منه.
للتوضيح و على سبيل المثال، تذكر كم من المشاريع المهمة تم تأخيرها أو حتى إلغائها لأن شخصًا لم يقم بدوره المعتاد، كنسيان إجراء مكالمة تلفونية تخص العمل، التغاضي عن فحوصات أو إختبارات من نوع خاص لها صله بالعمل أو معلومة أو قطعة مهمة لم تصل في الوقت المطلوب. الخطط التنفيذية هنا تساعد على ضمان عدم نسيان أو اسقاط الخطوات الضرورية و الحيوية.
الهدف الثاني : من الأهداف الأخرى للقيام بخطة تنفيذية هو إختبار مدى صلاحية خطتك للتنفيذ.
فنحن عادة نضع أهدافنا وفقًا للنتائج المرجوة من دون أن نتأكد أنها أهداف قابلة للتحقيق أساسًا ، لذلك عندما تقوم بوضع خطوات تنفيذية أصغر فإنها تسهل عليك تقرير مدى قابلية هذه الأهداف و الخطوات اللازمة للتحقيق.
الخطط التنفيذية تضع اسس اكثر واقعية لأجل تحديد التالي:
- مدى قدرتك على تحقيق الأهداف ضمن الفترة الزمنية المتاحة.
- إمتلاكك للمعرفة و المهارة المطلوبة لتنفيذ الخطة.
- قدرتك على الوصول إلى المعلومات اللازمة و الضرورية.
- وجود بدائل اخرى تحتاج الى أخذها بعين الإعتبار.
إن قيامك بوضع خطة تنفيذية مفصلة؛ قد يكشف لك عدم امكانية تحقيق أهدافك!.
هذا قد يؤدي إلى تعديل في خطة التنفيذ، تأجيل التنفيذ أو حتى إلغاء فكرة المشروع بالكامل، و في هذه المرحلة، مرحلة وضع الخطة التنفيذية، تكون إحتمالية قرار إلغاء المشروع موازية لقرار البدء بتنفيذ المشروع، و من الجيد اتخاذ قرار كهذا في هذه المرحلة المبكرة من المشروعن إذ أنه سيكون أقل تكلفة نظرا الى انك لم تقم بإستثمار الكثير من الجهد أو المال أو الوقت.
الهدف الأول و الرئيسي من الخطط التنفيذية هو تحديد ماذا يجب أن يتم تنفيذه لتحقيق هدفك بالوقت والشكل المناسب.
الهدف الثالث لخطتك هو أن تصبح المرجع للمعلومات المقدمة للمساهمين أو المستفيدين بالمشروع على حد سواء، و تتخذ هذه النقطة أهمية كبرى عندما يتم تنفيذ المشروع بمشاركة أكثر من إدارة أو قسم، ضمن المؤسسة المعنية بأدوار مختلفة، إذ أنك ستكون نقطة العبور للجميع أي أنك ستكون على تواصل مع الجميع، وعلى علم بكل ما يجري.
إذا استطعت أن تخصص جزء محدد من المشروع يتم انجازه بخطوة تنفيذية محددة، فهذا يجنبك التأخير و المشاكل في تنفيذ المشروع، إذ أنك تقوم بتقسيم المشروع إلى أجزاء أو خطوات صغيرة يسهل تنفيذها.
كيف تقوم بوضع الخطة التنفيذية؟
تتحدد خطتك التنفيذية بإستخدام واحدة أو أكثر من الطرق الثلاثة التالية:
- سلسلة من النشاطات، ليست مترابطة بالضرورة، و التي تؤدي الى تحقيق اهدافك ولنفترض على سبيل المثال أن هدفك هو إدخال خدمة جديدة، فإن ذلك سيتضمن عدة نشاطات كتدريب من سيقومون بتوفير هذه الخدمة، تعريف المستفيدين بالخدمة الجديدة، توفير الموارد اللازمة، جدولة جهود التطبيق، و أي نشاطات اخرى لها تاثير مباشر على تطبيق الخدمة الجديدة. و من الطبيعي انه في حال تنفيذ هذه النشاطات بشكل صحيح، سواء منفصلة أو بشكل مترابط سيؤدي الى تحقيق اهدافك بنجاح.
- إتباع طرق تحليلية في حل المشاكل التي تتضمن سلسلة من الأحداث و الإجراءات المترابطة، و من خلال إتباع هذه الطريقة سيكون عليك أولا أن تحدد المشكلة التي يتوجب حلها، أو الحالة التي يتطلب تغييرها، تقوم بعد ذلك بالدراسة و التحليل لتحدد الإجراءات اللازمة و المناسبة، و التي يتم تطبيقها حسب الأولوية، مما يؤدي الى تحقيق هدفك بحل المشكلة. و لنفترض على سبيل المثال أن هدفك هو زيادة حصتك من السوق، تكون خطوتك الأولى هي تحديد أبرز المنافسين، و تحديد العوامل التي تعطي منتجهم و طريقة عملهم قدرة تنافسية أفضل. ثم تصبح قادرا على وضع خطط محددة و مترابطة لتتغلب أو تتوازن مع هذه العوامل، مما سيؤدي بالنتيجة الى تحقيق أهدافك في زيادة حصتك من السوق.
- سلسلة من الأهداف الصغيرة أو ذات المدى القصير التي يقسم فيها الهدف الى عدة أجزاء أصغر يسهل تحقيقها. و مثال على ذلك هو حجم المبيعات المطلوب تحقيقه للوصول الى مستوى الأرباح المطلوبة، هنا بدل أن نستخدم أسلوب حجم المبيعات السنوية، يكون من المفيد لو إستخدمت إسلوب حجم المبيعات الربع سنوية أو الشهرية. و يمكنك أيضاً أن تتبع إسلوب تقسيم السوق الى مناطق أو قطاعات لإستهدافها، أو التقسيم على أساس خط الإنتاج، أو على أساس أسواق معينة أو أي مؤشرات أو عوامل اخرى يمكن ان تعود بالفائدة عليك.
في أدناه ستجد بعض الطرق الفعالة لوضع الخطط التنفيذية :
- حدد ماذا ستفعل حيال الأسئلة التالية:
- ما هي النشاطات أو النتائج التي يمكن أن تساهم في تحقيق هدفك؟
- ما هي المشاكل أو العقبات المعينة التي يجب حلها كي تستطيع تحقيق هدفك؟
- ما هو ترتيب الإجراءات التي يجب إتباعها للتغلب على هذه المشاكل أو العوائق؟
- كيف يمكن تقسيم هذه الأهداف، على أساس المدة الزمنية، الإدارة و الأقسام المعنية، درجة المسؤولية أو المناطق الجغرافية؟
- حدد ما هي مجموعة الإجراءات المناسب إتباعها لتحقيق هدفك في هذه المرحلة.
- ترجم هذه الإجراءات الى سلسلة من خمس أو عشر خطوات، مع نتيجة محددة لكل خطوة، مما يجعلها مجموعة من الأهداف الصغيرة أو قصيرة المدى لك و لغيرك يسهل تحقيقها.
- لكل خطوة تنفيذية أو اجراء حدد التالي :
- الفترة الزمنية المحددة للبدء و الأنتهاء من التنفيذ.
- الوقت و الموارد المطلوبة.
- كيف و متى ستعلم إذا كنت تسير بالإتجاه الصحيح.
- راجع خطتك التنفيذيةمع من لهم دورمحوري، كي تختبر صلاحية الخطة المقدمة، و تكسب من خلال مشاركتهم، دعمهم و تأييدهم.
ما هي مواصفات الخطة التنفيذية الناجحة؟
- من مواصفات الخطة التنفيذية الناجحة هي سهولة تحديد المكونات الضرورية التي يجب أن تتضمنها الخطة، و يجب أن تكون مرنة بشكل كافي يسمح بتلبية متطلبات مستخدميها وتغيرها نتيجة تغير ظرف ما بشكل طارئ.
- معرفة دور كل مشارك بالخطة مما يجنب تكرار العمل و تضارب، وتنسيق العمل الجماعيمن خلال الاتصال تفاعلي.+
ما هي العوامل التي يجب ان تراجعها خلال إعداد صياغة خطتك التنفيذية؟
كخطوة أخيرة قبل أن تباشر العمل بخطتك، راجع العوامل التالية، المؤثرة منها في خطتك، و تأكد من انك لم تغفل ايا منها:
- تاثير الخطة الإستراتيجية و التشغيلية: هل توجد بين الخطوات أو الإجراءات التي حددتها لتنفيذ خطتك أي سلبيات قد تؤثر على أهدافك. و من ناحية اخرى هل يوجد ما قد يدعم اهداف اخرى في نفس الوقت؟
- التاثير الإقتصادي: ما هي التأثيرات على راس المال المستثمر و على السيولة النقدية؟ هل الظروف الإقتصادية الحالية، كمعدلات الفائدة، تسمح بالبدء بالخطة الموضوعة؟
- توفر الموارد: هل تتوفر لديك أو تستطيع توفير الأيدي العاملة، المواد الأولية، المعلومات، قنوات التوزيع و موارد أخرى لازمة لاتمام الخطة.
- مواكبة التطور: هل يمكن للتطور التكنلوجي ان يجعل خطتك تبدو قديمة؟ هل أنت على إطلاع كافي بتطورات التكنلوجيا بحيث تستطيع تعديل خطتك و فقا للتغيرات؟
- الظروف البيئية: هل أخذت في إعتبارك عوامل الطقس و المناخ و الموارد الطبيعية بالإضافة الى الظواهر الجغرافية التي قد تؤثر عل مخطتك بشكل سلبي أو ايجابي؟
- الظروف السياسية: هل أنت قادر على تعديل خطتك بشكل مستمر و مرن بحيث تستطيع أن تتماشى مع التغيرات السياسية في منطقة عملك؟ هل انت مرتبط بشكل كبير بزبائنك الرئيسيين، اعضاء مجلس الأدارة، المؤسسة الأم، المدراء التنفيذيين، المنظمات الحقوقية، الاعلام و الرأي العام بعملائك ؟
- الألتزامات بالعقود المبرمة: هل هناك عملاء أو أعمال أو أي التزام قانوني اخر، يلزمك بإجرائات مختلفة و غير اعتيادية؟
- سنة العمل: هل يمكن لأحداث معينة خلال السنة، كالإجازات الرسمية، المعارض أو طرح منتج جديد على نطاق واسع ان تؤثر فيك بشكل سلبي أو ايجابي؟
- خطة بديلة( خطة طوارىء): هل لديك خطة بديلة أو خطة طوارىء في حال حدوث شيء غير متوقع لم يتم اخذه بالحسبان؟
الهدف من شرح هذه العوامل المختلفة، هو لفت الإنتباه للحاجة الى اخذ إعتبارات محددة عند وضع خطتك التنفيذية، كما أشرنا سابقا، أنه قد يكون هناك مجموعة من العوامل المناسبة لمؤسستك بالتحديددون غيرها مما جعلها عوامل نجاح بخطتك ان تم اتخاذها بالمكان والزمان المناسبان ، مما يساعدك في تجنب المفآجات خلال مراحل تنفيذ الخطة المختلفة.